Gegevensorganisatie en Delen
Gegevens Delen
10.2.1. Gegevens delen
De volgende opties bestaan:
U kunt e-mailmappen delen met interne gebruikers met leestoegang. Als u een e-mailmap deelt, worden de submappen niet gedeeld.
-
U kunt adresboek en taakmappen delen met interne gebruikers met lees- of bewerktoegang, met externe partners alleen met leestoegang.
Opmerking: het algemene adresboek kan niet worden gedeeld.
U kunt agenda's delen met interne gebruikers en externe partners met lees- of bewerkingsrechten.
In de Bestanden app kan u mappen en bestanden delen met interne gebruikers en externe partners met lees- of bewerktoegang. Als u een Bestanden map deelt, worden de submappen ook automatisch gedeeld.
-
In alle apps behalve de E-mail app, kunt u ook een openbare link maken en deze doorgeven aan andere personen.
Personen met de link kunnen de gedeelde gegevens lezen, maar niet bewerken.
Houd rekening met het volgende:
In alle apps, behalve de Bestanden app, zijn gedeelde mappen gemarkeerd met het pictogram . In de Bestanden app worden gedeelde objecten weergegeven onder de map .
Als u een e-mailmap deelt met een interne gebruiker, moet de interne gebruiker zich abonneren op deze e-mailmap om de e-mails in deze map te kunnen lezen, zie Abonneren op gedeelde of persoonlijke e-mailmappen.
Bij het delen van items krijgen interne gebruikers of externe partners bepaalde rechten voor de gedeelde gegevens, zie Welke rechten kunnen worden gebruikt? en Gebruiksvoorbeelden van rechten.
-
Om objecten te delen moet u beheerders rechten hebben op de specifieke map.
U heeft de exclusieve beheerdersrechten op uw persoonlijke adresboek, agenda en taken mappen. U kunt anderen geen beheerder maken van deze mappen.
Als externe partners toegang krijgen tot een share, gelden de volgende regels en procedures:
U selecteert de personen en hun machtigingen voor toegang tot een gedeeld item. Afhankelijk van de permissies worden externe partners met of zonder een wachtwoord in de groupware aangemeld.
Een gastgebruiker kan alleen gegevens en de respectievelijke apps bekijken die zijn gedeeld met de gastgebruiker.
Een gastgebruiker heeft geen toegang tot de volgende elementen: de E-mail app, de Portaal app, het algemene adresboek.
Een gastgebruiker kan geen items delen.
Om gegevens te delen met interne gebruikers of externe partners gaat u als volgt te werk:
-
Selecteer welke app gebruikt moet worden voor het delen van gegevens. Selecteer een map uit de mappenboom.
In de Bestanden app kan u ook een map of een bestand selecteren in het hoofdgebied.
Opmerking: Afhankelijk van de app kunnen sommige mappen niet gedeeld worden.
-
Klik op het pictogram naast de mapnaam. Klik op .
Klik op in de E-mail app.
In de Bestanden app kan u ook klikken op in de werkbalk of gebruik het context menu in het hoofdgebied.
Het venster voor het toekennen van rechten wordt geopend.
-
Opmerking: De volgende optie zal niet beschikbaar zijn in de E-mail app.
In , kan u configureren wie toegang heeft tot de gegevens:
Als u de gegevens alleen wilt delen met specifieke personen selecteert u .
-
Als u de gegevens niet alleen wilt delen met specifieke personen, maar met alle mensen die de link naar de gegevens krijgen, selecteert u .
Personen met de link kunnen alleen de gedeelde gegevens lezen. Er kunnen geen andere rechten worden verleend voor openbare links.
-
Om de gewenste personen uit te nodigen geeft u de naam of een e-mailadres in .
Om de rechten van een persoon in te stellen selecteert u een rol in .
Om de rol van een toegevoegde persoon aan te passen klikt u op de toegewezen rol naast de persoon op op .
Om de rechten te verwijderen klikt u op het pictogram naast de persoon. Klik op .
Als u personen uitnodigt, wordt het invoerveld weergegeven. Voer indien nodig een bericht in.
Als u kiest voor , kan u de link delen door te klikken op naast de link.
-
Om de instellingen aan te passen, klikt u op het pictogram in de titelbalk. De volgende instellingen zijn beschikbaar:
Link opties:
Om een tijdslimiet in te stellen voor het delen van de gegevens, moet u een tijdspanne selecteren in .
Om de toegang te beveiligen met een wachtwoord, geeft u een wachtwoord op in . Zorg ervoor dat de ontvanger van de openbare link het wachtwoord ontvangt.
Uitnodigingsopties
Om automatisch een bericht te sturen naar personen die door u zijn uitgenodigd voor een gedeeld item, schakelt u in.
Onderliggende functies:
Zie ook: